Implementación de una herramienta de RR.HH. : cómo involucrar a tus empleados
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Se suele subestimar la evangelización de los futuros usuarios a una herramienta de RR.HH., y más concretamente de los mánagers y sus equipos, Sin embargo, sin ellos, todo el proyecto de implementación puede fracasar. ¿Qué sentido tendría esta herramienta si no se utilizara? Parece exagerado, pero el caso ocurre más a menudo de lo que se piensa.
En efecto, este tipo de herramienta permite descentralizar la entrada de datos por los empleados. Son ellos quienes solicitan vacaciones, declaran sus notas de gastos y hojas de tiempo, y actualizan su información administrativa. Los mánagers tienen un papel de controladores y aprobadores.
Por lo tanto, para vender tu proyecto en tu empresa debes conseguir que los empleados y sus mánagers acepten la llegada y el uso de esta nueva herramienta de RR.HH., sin que se perciba como una tarea o incluso un medio de vigilancia excesiva.
La ergonomía, primer criterio para elegir una herramienta de RR.HH. que conquiste a los empleados
Las tareas administrativas no forman parte de la descripción de los puestos de los empleados y mánagers. Para que pasen el menor tiempo posible en ello y que no lo rechacen, necesitarán una herramienta «que sepa pasar inadvertida».
El trabajo de un empleado está interrumpido por muchas tareas administrativas por realizar. La herramienta de RR.HH. envía automáticamente notificaciones y alertas a las personas afectadas, ya sea que lleguen a la empresa o registren sus horas de trabajo:
- las tareas por realizar están detalladas,
- se indican los plazos,
- Se envían recordatorios a los que se retrasan.
Los empleados y mánagers sólo tienen que dejarse guiar por el software para cumplir con el calendario y las normas de la empresa.
La ergonomía y la facilidad de uso son claves para que los empleados acepten la herramienta de RR.HH.. Un buen software no necesita formación. Introducir o comprobar los datos de RR.HH. se convierte en una rutina indolora en el flujo de trabajo de los empleados. Por lo tanto, están más involucrados en este proceso y son menos reticentes al cambio.
Hacer que los empleados y los mánagers sean completamente autónomos
Política de gastos, balances de vacaciones, vista del calendario de los equipos... Acceder a esta información en tiempo real permite a los empleados y mánagers ser completamente autónomos en la gestión administrativa y de RR.HH..
Los derechos de los empleados y las reglas internas son accesibles para todos en cualquier momento. Por ejemplo, un empleado puede consultar inmediatamente el balance de sus vacaciones o el importe límite de gastos si lo necesita para un viaje. En cuanto al mánager, ya no necesita la ayuda del departamento de recursos humanos para organizar las vacaciones de su equipo, ni tiene que presentar el importe de los gastos al departamento de contabilidad para aprobar una nota de gastos. Una verdadera ganancia en tiempo y productividad.
Una página de inicio personalizada para centralizar toda la información útil para el empleado.
La herramienta de RR.HH. que implementarás es ante todo suya. Ya han pasado los días en que había que buscar tal formulario en tal servidor de la empresa, o en que había que hacer espeleología en su buzón para encontrar un archivo adjunto o una información. Tus empleados deben poder consultar su situación cuando quieran:
- evaluaciones del desempeño en curso,
- notas de gastos pendientes de pago,
- saldo de vacaciones,
- nóminas disponibles…
Los mánagers tienen una completa visibilidad de las acciones de sus equipos:
- porcentaje de logro de los objetivos anuales,
- notas de gastos,
- solicitudes de vacaciones pendientes de aprobación,
- control horario…
Cuidar sus mensajes, demostrar los beneficios de la herramienta de RR.HH. elegida, proporcionar apoyo y responder a las preguntas que este cambio plantea es la clave de una implementación exitosa, tanto para un administrador como para un usuario final. Sin embargo, no utilices los mismos argumentos con todos los empleados. De hecho, ve directo al grano con la dirección general y destaca los beneficios en términos de desempeño de los equipos. En otro nivel, promueve las exportaciones personalizadas y la reducción de los errores en la nómina con tu dirección financiera. Por último, informate sobre la seguridad de los datos de los proveedores de software y las diversas formas de integrar dicha herramienta en vuestro sistema de información actual para tranquilizar a tu CIO.