Convencer a su dirección de que invierta en una herramienta de gestión de RR.HH.

Convencer del interés de una herramienta de RR.HH. a través del control de costes

El argumento de la optimización no suele dejar indiferente a un director general. El modelo SaaS evita los gastos relacionados con la instalación, el mantenimiento y el alojamiento del software, a diferencia del modo llamado "on-premise" (compra de licencias).

El modelo SaaS no implica costes ocultos. Una vez el desarrollo terminado, no hay costes adicionales para la gestión de las solicitudes de soporte técnico, la corrección de errores o las actualizaciones y se beneficia de las nuevas funcionalidades sin coste adicional.

Ya sean de RR.HH., financieras o de marketing, las herramientas en SaaS tienen la gran ventaja de ofrecer precios alineados con el número de usuarios, a veces incluso de acuerdo con su consumo real. Por ejemplo, si equipas a tu empresa con una solución de notas de gastos, sólo se cobrará a los empleados que hayan declarado una nota de gastos dentro del mes. Si en agosto no hay gastos de tus empleados, no pagas nada.

El argumento decisivo: apoyar el crecimiento de la empresa

La instalación de una herramienta de RR.HH. permite homogeneizar y estructurar los procesos. Hace que la gestión administrativa de la empresa sea más fluida. Ahorrando tiempo, dinero y aumentando la productividad... Los empleados pueden por fin dedicarse a tareas de alto valor añadido y que contribuyen al desarrollo de la empresa. Destaca el rendimiento de la inversión de la herramienta: reducir el tiempo de procesamiento de las notas de gastos por 3, eliminar las solicitudes en papel, eliminar los errores en la nómina...

Una herramienta de RR.HH. en SaaS también es escalable, es decir, se adaptará al crecimiento de la plantilla manteniendo su rendimiento. ¿Tenéis algún reto importante de reclutamiento planeado para este año? El software podrá adaptarse y gestionar el aumento de la carga de trabajo.

¿Tu director general quiere desarrollar la empresa en el extranjero? No hay necesidad de cambiar de herramienta. Un software de RR.HH. debe saber gestionar las especificidades de cada país: idioma, divisa, legislación local, calendarios de días festivos...

Tranquiliza a tu dirección sobre tu capacidad de gestión de un proyecto de integración de una herramienta de RR.HH.

La instalación de una nueva herramienta puede perturbar la actividad de los empleados. Varios argumentos convencerán a la dirección de tu capacidad de gestión y de supervisión de este tipo de proyectos.

El primero será el nombramiento de un director de proyecto dedicado a la implementación del software de RR.HH., capaz de coordinar el proyecto del inicio hasta el fin. Esta persona será el referente del proveedor de servicios externos y movilizará a los equipos internos según sea necesario. Tu director general dará más crédito a un proyecto que está estructurado y controlado.

A continuación, tendrás que demostrar que el software cumple con una necesidad claramente identificada. Esto es responsabilidad del director del proyecto. Si se trata de revisar su control horario y actividades, por ejemplo para desmaterializar la gestión de vacaciones y el control horario, tendrá que reunir a las distintas personas afectadas por el proceso: el responsable de la nómina, el contable, el informático, algunos mánagers y usuarios. Objetivo : hacer un inventario de los fallos de funcionamiento, de las mejoras previstas y de los impactos en otros procesos operacionales.

Otro argumento es la prueba social. Toma ejemplos concretos, como experiencias de empresas que tu director general aprecia o de tamaño similar (por ejemplo, Ulule dividió por 5 el tiempo dedicado a gestionar las vacaciones y por 3 el tiempo dedicado a gestionar las notas de gastos). Consulta lo que los clientes dicen en los sitios web de los editores de software. Las plataformas con opiniones de clientes, como Trustpilot, también recopilan comentarios de usuarios de las herramientas de RR.HH. de diferentes proveedores.

Por último, la cuestión de la integración en el sistema de información es fundamental. No hay nada peor que un proyecto de inversión en un software que se convierte en un fracaso porque la herramienta no funciona bien con las aplicaciones existentes. Tranquiliza con las ventajas de los softwares de RR.HH. en SaaS en este dominio y las interfaces diseñadas para interactuar con otros programas. Por ejemplo, es posible hacer que un software de gestión de flotas de vehículos se comunique con un software de gestión de ausencias.

Destaca también que los empleados sólo necesitarán una conexión a Internet y un nombre de usuario para acceder a todos los servicios y no necesitarán ninguna formación para saber cómo utilizarlos.

No sólo hay que conquistar a la dirección general. La participación de otros dos miembros del Comité de Dirección te será de gran ayuda. En primer lugar, tendrás que convencer a la dirección financiera de los beneficios de dicha herramienta para la gestión financiera de la empresa: retorno sobre la inversión, ahorro de tiempo, exportación de datos, visibilidad de las entradas y salidas... Del mismo modo, tendrás que tranquilizar al departamento de sistemas de información teniendo en cuenta sus requisitos en cuanto a la seguridad de datos e integración de los software.

Por último, no olvides involucrar a los mánagers y empleados de la empresa desde el principio para asegurar el éxito de tu proyecto de implementación de un software de RR. HH..