Los términos onboarding y offboarding forman parte del vocabulario de recursos humanos. Se refieren a dos etapas comunes pero importantes en la vida de una empresa: la llegada y la salida de un empleado de la plantilla. La calidad de la acogida de un empleado es un factor determinante; debe permitirle asimilar la cultura de la empresa y facilitar su integración para ser rápidamente operativo. No debe subestimarse la importancia de la salida, aunque sólo sea para asegurar la transmisión adecuada de la información y de los archivos.
Preparar y organizar la llegada de un empleado con un proceso de incorporación
La incorporación incluye todas las tareas que deben realizarse cuando un nuevo empleado llega a un puesto. Este proceso concierne tanto a un nuevo empleado como a un empleado que cambia de puesto dentro de la empresa. Comienza tan pronto como el candidato acepta la oferta de trabajo.
Entre el tiempo dedicado al proceso de contratación, la eventual prestación adicional por las agencias de reclutamiento, la compra e instalación de equipos (informática, mobiliario, tarjetas de acceso, etc.), la integración y la formación, el coste de la contratación se estima en un año de salario bruto para el recién incorporado. Es fácil imaginar por qué cada vez más empresas se han interesado por el tema en los últimos años, empezando por las que reclutan en un mercado bajo presión.
Por lo tanto, la integración de un empleado requiere un proceso bien preparado para evitar la pérdida de un empleado valioso debido a una mala primera impresión. Según Guillaume Allain, un experto SIRH, el 3,8% de las nuevas incorporaciones abandonan su puesto el primer día de trabajo, y según Deloitte más del 22% lo dejaría en los primeros meses después de ser contratados.
No hay que descuidar el impacto del fracaso de estas incorporaciones , ya sea por la marca del empleador o por razones financieras o de productividad.
El empleado tendrá muchos retos que afrontar al llegar: aculturación, asumir un nuevo puesto, conocer a nuevos colegas, integración, a veces incluso descubrir una nueva ciudad... La incorporación ayuda a limitar la confusión que pueda sentir y le ayuda a proyectarse en la empresa a largo plazo.
El proceso de incorporación en la práctica
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Antes de la incorporación del empleado
Aunque ciertas tareas son naturalmente asignadas al Director de RR.HH., como la creación del expediente de RR.HH. (identidad, datos de contacto, número de seguridad social, datos bancarios, etc.), su integración es asunto de todos.
- El director de RR.HH.: asume el papel de conductor para movilizar los distintos departamentos afectados por la llegada de un empleado
- El mánager: prepara el programa de integración y anticipa el programa de formación
- El departamento infornático: configura las cuentas de correo electrónico y el equipo informático del recién llegado
- El asistente administrativo o el «office manager»: distribuye las llaves, la tarjeta de acceso, etc.
- El asistente de RR.HH. o el gestor de nómina: integra los datos de RR.HH. del empleado en su plan de nómina y desarrolla las bases para calcular el salario del recién llegado
- El padrino (un empleado): acompaña la integración del empleado, le explica la cultura y los rituales de la empresa.
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El día de su llegada a la empresa
Sentirse esperado responde a una necesidad de reconocimiento. Puede parecer trivial, pero una buena parte de la integración exitosa implica una bienvenida del mánager y una presentación a todo el equipo, así como un material listo y funcional.
Lo ideal es que el mánager prepare con antelación, y al menos, la planificación del primer día de trabajo: recorrido por los equipos, descubrimiento de los productos y servicios de la empresa, presentación de la visión estratégica, conocimiento de los proyectos actuales y su importancia para la empresa…
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En los siguientes días, semanas
Es importante permitir que el empleado celebre sus primeras victorias rápidamente. En Lucca, por ejemplo, un editor debe publicar rápidamente su primer artículo, un vendedor debe hacer su primera demostración o un consultor debe responder a sus primeras solicitudes de soporte.
El Director de RR.HH. debe desempeñar un papel asesor en este proceso y asegurarse que la integración sea personalizada. Tomemos el ejemplo de un trabajador freelance que se une a una empresa para encontrar un ambiente de trabajo en equipo. El Director de RR.HH. debería concienciar al mánager de la necesidad de evitar asignarle tareas en las que no tuviera ninguna interacción con sus compañeros.
Anticipar y gestionar la salida de un empleado con el offboarding
El offboarding es el proceso opuesto al onboarding y prepara la salida de un empleado de su puesto o de la empresa.
Si se gestiona mal, tendrá un impacto negativo en los equipos: pérdida de conocimientos y habilidades, equipos sobrecargados que deben compensar la salida del empleado, pérdida de productividad, seguridad de los datos…
El proceso de offboarding en la práctica
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Antes de la salida del empleado
El mánager debe procurar no asignar más proyectos cuyo plazo de realización vaya más allá de la fecha de salida del empleado y dar prioridad a las misiones destinadas a documentar sus acciones (CRM, notas, informes y evaluación de actividad, etc.). También debe asegurar que los proyectos en curso o los archivos de los clientes se pasen a otros miembros del equipo o a un sustituto.
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El día de su salida
El empleado es recibido por su mánager para hacer un balance de fin de misión. Todo el equipo previamente confiado debe ser devuelto. Cumple con las tareas administrativas asignadas por el departamento de recursos humanos (finiquito, portabilidad de la mutua de empresa, certificados de fin de contrato, etc.). El acceso y las cuentas del empleado estarán así cerradas.
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Después de su salida
Unas semanas después de la salida del empleado, considera la posibilidad de volver a ponerte en contacto con él para ofrecerle unirse al club de ex empleados e invitarlo regularmente a asistir a eventos (formales o informales).
Automatizar los procesos de llegada y salida: funciones clave
La multitud de tareas hace que estos dos procesos sean particularmente engorrosos para el departamento de recursos humanos, que viene a ser:
- el director de los diversos departamentos involucrados
- el garante del conocimiento y la correcta aplicación de los procedimientos por parte de los mánager
- el maestro del tiempo para asegurarse de que todo esté listo a tiempo
- la persona encargada de personalizar el proceso para cada empleado
Personalizar la gestión de las entradas y salidas de la empresa
La personalización de las diferentes fases de onboarding y offboarding necesariamente afecta a la experiencia del empleado. El manejo manual de cada llegada es inmanejable en un contexto de aumento rápido del número de personal. Para automatizar vuestro proceso, tendréis que invertir en una herramienta. Existen muchas en el mercado. Para elegirla bien, asegúrate de que te ofrece, como mínimo:
- una trama de correo electrónico de bienvenida personalizable
- recopilar los datos administrativos a través de un formulario que puede ser exportado al expediente del empleado
- elaborar una lista de tareas a realizar y asignar una persona responsable
- establecer alertas de vencimiento de la tarea
Anticipar las tareas a realizar
La implantación de una solución de onboarding / offboarding permite prever todos los pasos a seguir y hacerlos evolucionar en un objetivo de mejora continua. Por lo tanto, ten cuidado de analizar los “informes sobre las primeras impresiones” de los recién incorporados, son una valiosa fuente de información para optimizar vuestros procesos. Capitaliza las mejores prácticas, añade tareas para que tus procesos de onboarding y offboarding sean más dinámicos.
Ejemplo de una lista de tareas pendientes:
| Fecha | Tarea | Responsable |
|---|---|---|
| El día del lanzamiento del onboarding | Notificar al equipo | Iniciador del onboarding |
| 30 días después del lanzamiento del onboarding | Recuperar el contrato firmado | Responsable de RR.HH. |
| 30 días antes del inicio del contrato | Comprar un PC, crear y configurar los identificadores de las herramientas en línea | Departamento Informático |
| 30 días antes del inicio del contrato | Hacer la declaración de la contratación | Responsable de RR.HH. |
| 30 días antes del inicio del contrato | Enviar la lista de lecturas recomendadas antes de la incorporación | Iniciador del onboarding |
| 30 días antes del inicio del contrato | Proporcionar una oficina | El mánager |
| 3 días antes del inicio del contrato | Añadir los derechos de usuario a los servicios en línea de Lucca | Iniciador del onboarding |
| 3 días antes del inicio del contrato | Verificar los perfiles de derecho a vacaciones y los informes de gastos | Responsable de RR.HH. |
| El día del inicio del contrato | Dar identificadores a las herramientas en línea | El mánager |
| El día del inicio del contrato | Explicar la historia de la compañía y los objetivos estratégicos actuales | El mánager |
| El día del inicio del contrato | Presentar el programa de formación y al padrino | El mánager |
| 7 días después del inicio del contrato | Hacer un balance después de una semana | El mánager |
| 14 días después del inicio del contrato | Hacer un balance después de dos semanas | El mánager |
| 60 días después del inicio del contrato | Hacer una evaluación del período de prueba con el departamento de RR.HH. | El mánager |
Una herramienta de gestión del onboarding es comparable a la batuta de un director. Indica al grupo el ritmo y las diferentes tareas a realizar, ya sea la visita de las oficinas, la presentación a los diferentes equipos o la demostración de las diferentes herramientas internas (software de gestión del tiempo, software para informes de gastos, la toma de vacaciones...). Permite al nuevo empleado completar su expediente de RR.HH. incluso antes de su llegada y así poder dedicar el primer día a algo más que al papeleo administrativo.
Una solución como Poplee permite configurar el proceso de onboarding y offboarding, y luego organizar entrevistas posteriores para asegurarse de que el empleado ha tenido una buena experiencia de su llegada.