Desde el momento de la firma del contrato hasta el último día en tu empresa, un empleado genera una gran cantidad de datos de RR.HH.. Ya sea que tu empresa tenga 25 o 200 empleados, la recopilación y fiabilidad de esta información es crucial para la gestión eficiente del expediente de los empleados y la producción de una nómina precisa.
¿Qué es una solución Core HR?
El Core HR es uno de los conceptos clave en el proceso de automatización de la gestión de los recursos humanos. Se trata de un programa informático que recoge, armoniza, centraliza y actualiza toda la información relativa a un empleado: identidad, fecha de nacimiento, dirección, datos bancarios, número de seguridad social, seguro médico complementario, diplomas, tipo de contrato, título y descripción del puesto, jerarquía, cursos de formación realizados, etc.
El Core HR es una base de datos esencial para gestionar la entrada y salida del personal y debe comunicarse con otras herramientas, como los softwares de gestión de las ausencias, de las entrevistas o de seguimiento del control horario.
¿Cuáles son los beneficios del software Core HR en línea para mi PYME?
Un expediente de RR.HH. personalizable, fiable y actualizado
La creación del expediente de RR.HH. de un empleado tiene lugar en el momento en que el candidato acepta la propuesta de contratación. Lo ideal es recopilar los datos del recién incorporado antes de su llegada a la empresa para anticipar todos los trámites administrativos implicados: creación del contrato de trabajo, configuración del proceso de incorporación, transmisión de la información al gestor de nómina para configurar al empleado en la nómina, etc.
Una herramienta Core HR facilita la recogida a través de un formulario personalizable por el departamento de RR.HH. según el perfil del empleado. Además de la información y los documentos justificativos (certificado de seguridad social, datos bancarios, justificante de transporte, etc.), es posible crear nuevos datos, obligatorios o no, que respondan a las necesidades de tu empresa. Estos datos pueden tomar diferentes formas: texto, figuras, imágenes... Puede ser un certificado de primeros auxilios o un certificado de aptitud para el manejo de productos de riesgo. El expediente de recursos humanos puede utilizarse para crear una nueva entrada denominada «Certificados», una lista desplegable que permite al empleado seleccionar el certificado obtenido e introducir la fecha en que se obtuvo.
El formulario se envía por correo electrónico al futuro empleado. La información y los documentos proporcionados se centralizan y archivan automáticamente en la base de datos del programa informático Core HR. No hay necesidad de comprobar manualmente los datos transmitidos, la solución Core HR envía automáticamente recordatorios a los rezagados y notifica al departamento de RR.HH. por correo electrónico tan pronto como un empleado cambia su información administrativa.
El software Core HR permite lanzar automáticamente campañas de actualización. Los acontecimientos periódicos también pueden ser objeto de campañas específicas. En el seminario anual de Lucca, por ejemplo, el departamento de RR.HH. lanza una campaña para actualizar los documentos de identidad antes de hacer las reservas de los vuelos. Se notifica a cada empleado y se le pide que compruebe el número y la fecha de validez de su DNI o pasaporte.
La actualización de los datos es obligatoria y periódica en algunas empresas. Este es el caso de los recibos mensuales de transporte o las declaraciones juradas de permisos de conducir para las empresas que emplean a conductores.
Exportación a la nómina y generación de informes facilitados
Dado que los datos sobre recursos humanos están centralizados y armonizados, se facilita enormemente la generación de exportaciones e informes.
Cada mes, el Core HR resume los acontecimientos que afectan a la nómina (cambios en los expedientes de RR.HH., entradas y salidas...) en forma de un formulario de enlace para facilitar el trabajo del gestor de nómina.
Un panel de control para la gestión de la plantilla
El expediente de RR.HH. proporciona una visión clara, precisa y en tiempo real de la plantilla de tu empresa. Emite alertas cuando se acercan plazos importantes: el final de un período de prueba, la licencia de maternidad, un contrato de duración determinada, un examen médico o la expiración de un certificado, etc.
Este tipo de software también proporciona tablas de análisis para supervisar indicadores claves como la tasa de rotación o el desglose por perfil de antigüedad. El Core HR te facilita elementos tangibles para ayudarte a tomar decisiones o aplicar medidas correctivas.
Una herramienta para apoyar el crecimiento de la empresa
Un software Core HR es una ventaja en la internacionalización de una empresa. Facilita la armonización de los datos de RR.HH. y permite asignar automáticamente los equipos a diversas entidades jurídicas, al tiempo que recopila los idiomas hablados, las monedas y los reglamentos locales, etc.
El software Core HR también ofrece módulos de incorporación y desincorporación, y se conectan con otros software de RR.HH. como la gestión de la remuneración, la gestión de entrevistas y objetivos, y el seguimiento del tiempo.
Por último, el tiempo ahorrado en la gestión administrativa permite que el departamento de recursos humanos se dedique a los proyectos estructurantes y estratégicos de la empresa: contratación, cartografía de competencias, solicitudes de movilidad de los empleados, planes de formación y aplicación de medidas de seguridad e higiene en el trabajo (actividades contra los riesgos psicosociales, etc.).