5 KPI indispensables para tu equipo de RR. HH.

¿Qué es un KPI y para qué sirve en Recursos Humanos?

Un KPI, siglas de Key Performance Indicator o Indicador Clave de Desempeño, es una herramienta de medición cuantificable que se utiliza para evaluar el éxito de una organización, empleado, equipo o proceso en el logro de sus objetivos estratégicos y operativos.

En el ámbito de Recursos Humanos, un KPI puede servir para muchas cosas, como:

• Evaluar la eficiencia y eficacia de las políticas y procesos de RR.HH..
• Medir el rendimiento y la productividad de los empleados.
• Controlar los costes asociados a la gestión de personal.
• Seguir la evolución de la satisfacción y el compromiso de los empleados.
• Contribuir a la mejora continua de las prácticas de RR.HH. y su alineación con los objetivos estratégicos de la empresa.

Es muy recomendable establecer y seguir KPI en Recursos Humanos por los grandes beneficios que se obtienen. Por ejemplo, con un correcto seguimiento de KPI puedes:

• Proporcionar datos objetivos para respaldar la toma de decisiones.
• Identificar áreas de mejora para aumentar la eficiencia.
• Permitir el seguimiento del progreso hacia las metas de la organización.
• Facilitar la comunicación de resultados y expectativas dentro de la empresa.
• Ayudar en la planificación y asignación de recursos.
• Incrementar la transparencia y responsabilidad en el desempeño de RR.HH.
• Impulsar estrategias para mejorar la fidelización y la satisfacción laboral.

¿Qué KPI de Recursos Humanos suelen seguirse?

Si bien existen muchos KPI que el departamento de Recursos Humanos puede seguir en excel o mediante una herramienta dedicada para evaluar y mejorar sus operaciones y estrategias, nos centraremos en 5 indicadores fundamentales:

KPI de absentismo laboral

Mide la frecuencia y duración con que los empleados se ausentan del trabajo. Suele calcularse como un porcentaje dividiendo el número total de días perdidos por ausencias no planificadas entre el número total de días laborables posibles multiplicado por 100.

Una tasa alta de absentismo puede ser indicativa de problemas como insatisfacción laboral, problemas de salud o desequilibrios entre el trabajo y la vida personal.

KPI de desempeño laboral

Evalúa la eficacia con la que los empleados cumplen con sus funciones y objetivos. Puede medirse de diversas maneras, incluyendo evaluaciones de desempeño, la consecución de metas y objetivos específicos y el uso de sistemas de gestión del desempeño.

Por ejemplo, si quieres medir la calidad del trabajo de un empleado, puedes detectar la proporción de productos o resultados que cumplen unos estándares de calidad específicos usando la siguiente fórmula:

Una alta tasa de calidad es indicativa de un buen desempeño, mientras que una baja puede poner de manifiesto una mala ejecución de las tareas diarias del empleado evaluado. Será pertinente complementar el dato con una entrevista y una investigación más profunda.

KPI de clima laboral

Este indicador mide aspectos como la satisfacción laboral, el compromiso y la moral de la plantilla. Dado que el clima laboral es inherentemente cualitativo y se basa en percepciones y sentimientos, no hay una fórmula matemática exacta que lo pueda cuantificar directamente como se podría hacer con indicadores más cuantitativos como el absentismo o la calidad del trabajo. A menudo se evalúa mediante encuestas de satisfacción enviadas a los empleados que preguntan sobre la cultura, la comunicación, las relaciones entre compañeros y superiores, o cualquier otro asunto que quiera ser investigado.

Sin embargo, sí necesitas datos cuantitativos derivados de las encuestas enviadas, puedes calcular promedios o puntuaciones de satisfacción para cada aspecto, y un puntaje general de clima laboral mediante estas fórmula:

Cuanto más altos sean los resultados, mejor será percibido el clima laboral de la organización.

KPI de productividad

Hablamos de la métrica utilizada para evaluar la eficiencia con la que se producen bienes o servicios en un negocio. Se centra en la relación entre los insumos (como el tiempo, la mano de obra o los costes) y los productos resultantes o las metas alcanzadas.

Existen diversas maneras de medir la productividad, y la fórmula específica dependerá del tipo de trabajo y de la industria. Por ejemplo, para medir la productividad de la mano de obra, podrías usar la siguiente fórmula:

Esta fórmula simplemente divide la cantidad total de bienes o servicios que han sido producidos por la cantidad total de horas de trabajo que se han invertido para producir esos bienes o realizar esos servicios. Un valor más alto en este KPI sugiere que la fuerza laboral está produciendo más en menos tiempo, lo cual generalmente es beneficioso para la empresa ya que indica una mayor eficiencia operativa y podría llevar a una rentabilidad más alta.

KPI de accidentes laborales

Este indicador es muy útil para evaluar la seguridad en el lugar de trabajo y la frecuencia con que ocurren los incidentes. Esta información es especialmente importante para empresas que desean monitorear y mejorar sus prácticas de seguridad laboral y reducir el número de accidentes que resultan en lesiones, días perdidos de trabajo y posibles fatalidades.

Uno de los KPI más comunes en seguridad laboral es la Tasa de Frecuencia de Incidentes (TFI), la cual se calcula utilizando la siguiente fórmula:

Un resultado bajo en la TFI indica que ha habido menos incidentes registrables en relación con el número total de horas trabajadas. Esto se interpreta como una señal de que hay menos accidentes de trabajo ocurriendo y, por tanto, que el ambiente de trabajo es más seguro para los empleados.

¿Cómo gestionar correctamente los KPI en Recursos Humanos?

Implementar una gestión adecuada de los indicadores clave de desempeño en Recursos Humanos es complejo y requiere de una estrategia detallada que asegure que estos indicadores proporcionen información valiosa para la toma de decisiones.

¿Cómo seleccionar los KPI más adecuados para tu equipo?

La selección de KPI constituye la columna vertebral de una estrategia efectiva de gestión de Recursos Humanos y, por tanto, debe hacerse con una consideración exhaustiva. Los profesionales de RR. HH. deben adoptar un enfoque dinámico, estar dispuestos a cuestionar y actualizar su selección de KPI a medida que cambian las necesidades de la organización y surgen nuevas y mejores prácticas. Te sugerimos que tengas en cuenta su:

• Relevancia estratégica: los indicadores deben ser una manifestación directa y significativa de los objetivos estratégicos a largo plazo de la organización. Asimismo, deben reflejar con precisión los aspectos críticos de la gestión del talento que la dirección considera fundamentales para el éxito empresarial. Esto puede incluir, por ejemplo, el grado de alineación de competencias dentro de los equipos, la efectividad de los programas de desarrollo y formación, o la eficacia de las iniciativas de bienestar y compromiso.
• Alcance y representatividad: es preciso seleccionar KPI que abarquen una gama representativa de dimensiones dentro de Recursos Humanos, incluyendo atracción y fidelización de talento, desarrollo y formación, planificación sucesoria y clima organizacional, por ejemplo. Esto permite tener una visión integrada del capital humano y comprender cómo las intervenciones en una área pueden influir en otras.
• Medibilidad y consistencia: elegir KPI concretos y cuantificables es esencial para poder rastrear el progreso de manera objetiva y generar datos comparables a lo largo del tiempo. La medibilidad implica también establecer sistemas de recopilación que aseguren la consistencia y fiabilidad de los datos. Cuanto más precisos y consistentes sean los métodos de medición, más confianza se podrá tener en las decisiones basadas en estos datos.

Y recuerda: la recopilación y el análisis de los datos obtenidos no deben ser vistos simplemente como una tarea administrativa, sino como el núcleo impulsor de una gestión de Recursos Humanos basada en evidencia que fomenta una mejora continua y estratégica en todas las funciones de la organización. Para ello, no dudes en apoyarte en la automatización de tus Recursos Humanos: puede ser una gran aliada.

¿Cómo y cuándo utilizar cada KPI?

La implementación estratégica de los KPI en el ámbito de Recursos Humanos requiere una comprensión de su uso efectivo y su alineación con el calendario y los ciclos operativos de la organización. Por ello, recomendamos:

• Establecer una frecuencia de monitoreo pertinente. Esta debe reflejar tanto la volatilidad del aspecto que miden como la velocidad a la que se pueden implementar los cambios. Por ejemplo, el KPI de absentismo podría requerir un monitoreo semanal para responder rápidamente a las fluctuaciones, mientras que las métricas de satisfacción de los empleados con su puesto de trabajo podrían revisarse con las encuestas trimestrales
• Determinar ciclos de análisis completos y periódicos. Al interpretar los indicadores es necesario considerar las posibles influencias externas e internas, y buscar patrones o discrepancias significativas que requieran acciones de mejora. Por ejemplo, un cambio en la tasa de rotación de empleados puede sugerir problemas de gestión interna o cambios en el mercado laboral.
• Desarrollar protocolos de respuesta. Es muy recomendable contar con procesos definidos de antemano que dicten la metodología para actuar ante variaciones en los KPI. La implementación efectiva de acciones proactivas y medidas correctivas, como la modificación de políticas de Recursos Humanos o el fortalecimiento de los programas de formación, por ejemplo, se basa en una interpretación precisa de estos KPI, así como en un entendimiento exhaustivo de los factores operativos que influirán en el resultado deseado.

¿Cómo organizarlos y presentarlos de manera eficiente?

La presentación de los KPI de forma clara y transparente es vital para garantizar que la información generada sea accesible y comprendida por todas las partes interesadas. Puedes utilizar herramientas como:

• Dashboards. Los paneles de control son herramientas visuales que proporcionan una vista rápida y actualizada de los KPI. Deben ser diseñados de forma que resalten la información más crítica y permitan a los usuarios obtener rápidamente una imagen del rendimiento de RR. HH..
• Reportes e informes. Estos deberían generar una narrativa que ilustre el desarrollo de los indicadores a lo largo del tiempo, destacando los logros y áreas de preocupación del proyecto concernido. Estos informes pueden ser desde ejecutivos y sumarios, hasta detallados y técnicos, dependiendo del público objetivo.
• Reuniones de seguimiento. Se suelen programar para revisar los KPI sobre la marcha, y son fundamentales para asegurar una discusión colaborativa sobre el rendimiento del proyecto en curso. Estas reuniones ofrecen una oportunidad para que los stakeholders aporten contextos e informaciones adicionales y se comprometan con el plan de acción establecido previamente. Su periodicidad variará según las necesidades de la organización: desde diarias o semanales, hasta mensuales, trimestrales o semestrales, por ejemplo.
• Tecnología. Las soluciones de software de HR analytics y datos están revolucionando la manera en la que se recopilan, organizan y visualizan los indicadores clave de rendimiento. Apostar por la digitalización es una excelente opción para ganar en eficiencia, ahorrar tiempo y evitar la comisión de errores humanos.