La transformación digital de los recursos humanos se ha convertido en una necesidad urgente para las pymes de nuestro país. Según la 9ª edición del estudio "Transformación Digital & AI en RR. HH.", más del 50% de las empresas españolas se encuentran en fases avanzadas (entre 2 y 5 años) de su digitalización de RR. HH., caracterizada, sobre todo, por la automatización de los procesos internos (76%).
Pero, ¿qué es exactamente la digitalización o automatización de los recursos humanos? En este artículo queremos ayudarte a entender en qué consiste, cómo puedes digitalizar tu propio departamento de RR. HH. y qué procesos son susceptibles de esta transformación digital.
¿Qué es la digitalización de RR. HH.?
La transformación digital implica la evolución de un modelo empresarial manual a otro que integre la tecnología en sus procesos, ya sean internos o externos. En el contexto de la gestión de recursos humanos, esto significa adoptar la tecnología para mejorar la gestión del capital humano, desde la automatización de tareas rutinarias hasta la implantación de sistemas de análisis de datos para la toma de decisiones estratégicas.
La digitalización no implica necesariamente convertir todos los procesos de trabajo, sino aprovechar las nuevas tecnologías para optimizar y agilizar las operaciones de la empresa. Esta digitalización de RR. HH. permite:
- Automatizar los procesos. Liberando a los equipos de RR. HH. de tareas repetitivas y permitiéndoles centrarse en funciones estratégicas.
- Mejorar la gestión de datos. Facilitando el almacenamiento, el acceso y el análisis de la información de forma segura y eficaz.
- Mejorar la comunicación. Ampliando y diversificando los canales de comunicación interna para fomentar una cultura de transparencia y participación.
- Optimizar la experiencia del empleado. Implantando soluciones tecnológicas que mejoren la interacción entre el personal y el Departamento de Recursos Humanos, aumentando así la satisfacción y el compromiso.
- Facilitar la toma de decisiones. Apoyando las decisiones estratégicas con datos concretos y análisis predictivos sobre el talento.
Ahora bien, la digitalización va más allá de la adopción de software especializado o el uso de inteligencia artificial. Es un proceso que implica redefinir las políticas, los procesos y la cultura laboral, enfocándose en la flexibilidad y la eficiencia para mejorar la experiencia de los empleados y la gestión del talento dentro de la organización.
Consejo:
Si necesitas apoyo adicional, considera la posibilidad de pedir asesoramiento a una consultoría de RR. HH., que puede abordar aspectos concretos de la gestión del personal de forma especializada.
¿Cómo digitalizar un Departamento de Recursos Humanos?
La transformación de los Recursos Humanos requiere seguir una serie de pasos clave para facilitar la transición hacia prácticas digitales. Aquí te presentamos un plan para una transición suave:
Identifica tus procesos manuales susceptibles de digitalización
Comienza identificando los procesos que aún se realizan manualmente y que podrían beneficiarse de la automatización, como el procesamiento de nóminas, la gestión de expedientes de empleados o los informes de desempeño. Para ello, lleva a cabo una revisión exhaustiva de todos los procesos de RR. HH. y consulta a los empleados, ya que pueden aportar información valiosa sobre las áreas susceptibles de mejora.
Prioriza los procesos a digitalizar en función de su impacto
Una vez identificados, prioriza los procesos a digitalizar según su impacto en la eficacia operativa y la experiencia de los empleados. Evalúa la urgencia y el impacto de su transformación y considera la facilidad de implementación.
Compara diversos proveedores
Antes de elegir un programa o herramienta para la digitalización de tus RR. HH., investiga a fondo las ofertas disponibles y compara los proveedores. Permite que tus empleados prueben las herramientas y den su punto de vista antes de tomar una decisión definitiva.
Implementa las herramientas y comunica los cambios a tu plantilla
Una vez seleccionadas las herramientas adecuadas, es hora de implementarlas. Elabora un plan detallado que incluya un cronograma, la designación de responsables y la formación necesaria para los empleados. El éxito de la adopción de herramientas digitales depende en gran medida de la aceptación y el compromiso de los trabajadores. Comunica los cambios a todos los miembros de la organización, explicando cómo les afectarán y las ventajas que traerán consigo.
¿Sabías que…?
La consultora McKinsey sugiere que la digitalización puede aumentar la productividad entre un 20 y un 30%. Sin embargo, el éxito depende de cómo implementes estos cambios en tu organización. Si, por el contrario, tu empresa no se encuentra en la fase adecuada para adoptar la transformación digital, puedes recurrir al outsourcing de determinados aspectos de los RR. HH.
Ejemplos de procesos que pueden digitalizarse en RR. HH.
Expediente de RR. HH.
La gestión manual de los expedientes de los empleados puede llevar mucho tiempo y dar lugar a errores. Al digitalizar los documentos, es posible centralizar toda la información relevante en una plataforma digital segura y accesible. Esto agiliza la búsqueda y actualización de la información, garantizando un mayor nivel de precisión y confidencialidad. Además, ofrece una visión completa y clara de los datos y documentos de los empleados. La firma digital también simplifica el proceso, eliminando la necesidad de imprimir y enviar documentos físicos, lo que ahorra tiempo y recursos.
Gestión de vacaciones y ausencias
Según el Instituto de Investigación ADP, el 13% del tiempo del Departamento de RR. HH. se destina a la gestión de ausencias, debido a la gran cantidad de comunicaciones y papeleo. La digitalización permite que los empleados soliciten y gestionen su tiempo libre de forma autónoma a través de una plataforma en línea, simplificando el proceso de aprobación, reduciendo la carga administrativa y mejorando la experiencia del empleado. Por otra parte, los calendarios compartidos también son una herramienta muy útil, ya que mejoran la visibilidad y la planificación de los recursos.
Registro de jornada
El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a las empresas a registrar la jornada laboral de sus empleados. Implementar sistemas digitales, como aplicaciones móviles o web, automatiza este proceso y asegura un registro preciso de las horas trabajadas. Esto facilita el cumplimiento de las normativas laborales y optimiza la gestión de horarios. Además, permite el análisis de datos para mejorar la distribución de cargas laborales.
Gestión del talento
El software de gestión del talento permite administrar eficazmente el ciclo de vida completo de los empleados, desde la contratación hasta su desvinculación. Esta herramienta centraliza los datos de los empleados, facilita la evaluación del desempeño y la planificación de la sucesión, además de permitir la formación y el desarrollo de los empleados a través de plataformas de aprendizaje integradas.