¿Qué hace Recursos Humanos en una empresa?

¿Qué es Recursos Humanos?

​Cuando hablamos de Recursos Humanos, nos referimos al departamento encargado de la gestión de personal. Suele ser un equipo multidisciplinario, con profesionales provenientes de áreas muy diversas: psicología, sociología, derecho, empresa etc. Esto se debe a que, por la naturaleza del sector, estos trabajadores deben enfrentarse a una larga lista de funciones diarias muy variopintas, como veremos más adelante.

¿Cuáles son las funciones del departamento de RR. HH.?

Dentro del amplio abanico de tareas y responsabilidades de este equipo, destacamos las siguientes.

Gestión del talento

Con esta tarea, Recursos Humanos se centra en la adquisición y fidelización del mejor talento para la organización mediante la implementación de programas diseñados para atraer, desarrollar y motivar a los empleados; siempre en alineación con la estrategia y valores corporativos.

Planificación de la fuerza laboral

Este departamento también lleva a cabo la proyección y análisis predictivo para asegurar que la dotación de personal se ajuste a las necesidades estratégicas presentes y futuras, facilitando el equilibrio óptimo entre el volumen de trabajadores y las competencias profesionales.

Administración de la compensación y beneficios

Los profesionales de la gestión de personal deben diseñar estructuras de salario competitivas y paquetes de beneficios que se correlacionen con la valoración del mercado: ticket restaurante, gimnasio, tarjeta transporte… para atraer y fidelizar a los mejores trabajadores. Todo ello asegurando la conformidad fiscal.

Desarrollo de liderazgo

Recursos Humanos también conceptualiza programas de capacitación y coaching para directivos, managers y otros cargos intermedios con el objetivo de fortalecer aquellas competencias de liderazgo y sucesión necesarias para dirigir equipos y garantizar la continuidad empresarial.

Gestión del desempeño

Otra función fundamental desarrollada por este equipo es la de implementar sistemas de evaluación que midan el desempeño laboral, garantizando la alineación de las funciones de los empleados con los objetivos estratégicos de cada departamento y las metas de la organización, todo ello ofreciendo feedback constructivo para el crecimiento profesional continuo.

Gestión de las relaciones laborales

Los profesionales de Recursos Humanos con conocimientos legales se encargan de negociar y administrar las relaciones con sindicatos y representantes de empleados para mantener un clima laboral armónico, asegurando la correcta aplicación de convenios colectivos y el cumplimiento de la legislación laboral vigente.

Análisis y gestión de datos de RR. HH.

Otra tarea destacada del equipo es la de recopilar, almacenar y analizar datos del personal para tomar decisiones basadas en evidencia y mejorar procesos internos, todo ello mediante los sistemas adecuados. Esto incluye la documentación corporativa (contratos, anexos, expediente etc.), pero también informaciones relacionadas con la formación o el rendimiento de los trabajadores.

Gestión del cambio organizacional

En un entorno tan volátil como el actual, las empresas deben adaptarse rápidamente a los cambios. El Departamento de Recursos Humanos facilita y supervisa las transiciones y transformaciones corporativas, asegurando que los cambios estratégicos se implementen con una mínima resistencia y un máximo compromiso de la plantilla

Gestión del compliance laboral

El Derecho Laboral no es moco de pavo, pues la legislación cambia muy rápidamente y no siempre suele ser tan clara y precisa como quisiéramos. Por ello, existen profesionales que aseguran que todas las prácticas de RR. HH. están en total cumplimiento con las leyes y regulaciones laborales locales e internacionales, mitigando los riesgos legales asociados a la gestión de personas. Si bien puede contarse con una persona interna, también es habitual externalizar este servicio, o parte, a una consultoría de recursos humanos.

Diseño de estrategias de diversidad e inclusión

Este equipo también diseña estrategias para promover una cultura de trabajo inclusiva y diversa, reconociendo y valorizando las diferencias individuales en el entorno laboral. Esta función ha adquirido una especial relevancia en los últimos años.

Mantenimiento del bienestar y la salud ocupacional

La salud laboral y la prevención de riesgos en el entorno de trabajo son elementos esenciales para el correcto funcionamiento de cualquier empresa. Por ello, Recursos Humanos suele implementar programas de bienestar que fomenten un estilo de vida saludable y proactivo en la organización, lo que reduce el absentismo y mejora la productividad de la plantilla

Implementación de tecnología de RR. HH.

En colaboración con el equipo informático de la empresa (IT), Recursos Humanos también administra el despliegue de soluciones tecnológicas de su área, como sistemas de gestión de aprendizaje, o plataformas de soluciones de RR. HH., para aumentar la eficiencia operativa del departamento y de la empresa en general: registro de jornada, sistemas para la gestión de vacaciones y ausencias, aplicaciones para el control de gastos corporativos etc.

Gestión de la cultura organizacional

El equipo de gestión de personal se encarga de cultivar los valores, normas y prácticas empresariales para asegurar que reflejen la misión y visión de la organización. Para ello, suelen elaborar políticas o manuales corporativos, acompañados de sus respectivas formaciones.

Asesoría y coaching organizacional

En algunos casos, este departamento proporciona orientación estratégica y apoyo personalizado a mánagers y empleados para resolver conflictos laborales, mejorar la comunicación interpersonal y ofrecer asesoramiento en el desarrollo profesional.

¿Qué especialidades hay en Recursos Humanos?

Viendo el enorme ámbito de actuación de este departamento es lógico pensar que se necesitan muchos profesionales con perfiles variados para la correcta realización de sus tareas diarias. Sin embargo, la realidad es que muchos trabajadores de Recursos Humanos suelen hacer un poco de todo. Todo depende de la organización de la empresa y de los recursos disponibles.

Dicho esto, compartimos contigo los roles comunes o áreas de especialización que suelen encontrarse en las empresas españolas:

Reclutamiento y selección

Esta sección del departamento se encarga de todo el proceso de contratación de personal: desde la detección de necesidades de perfiles, a la publicación de la oferta, el proceso de selección, la contratación y el onboarding de los nuevos empleados.

Los profesionales de esta área de especialización suelen contar con formación y experiencia relacionadas con el mundo de la psicología, aunque también provienen de otras áreas de las ciencias sociales.

Formación y desarrollo

Para mantener a la empresa competitiva y productiva, es necesario actualizar las competencias de los empleados de forma periódica. Asimismo, es importante planificar la carrera de los trabajadores y ofrecerles oportunidades de crecimiento profesional para evitar estancamientos que impacten negativamente en su rendimiento y motivación. Este equipo diseña programas de capacitación personalizados para cada posición o departamento, así como los planes de carrera para cada puesto de trabajo.

Los técnicos en formación y desarrollo provienen, como en el caso anterior, de las ciencias sociales, y cuentan con sólidos conocimientos en la aplicación de metodologías formativas en el entorno corporativo.

Relaciones laborales

El equipo de Relaciones Laborales se encarga de las mediaciones y negociaciones en el contexto empresarial. Estos profesionales actúan como intermediarios entre empresa y sindicatos, gestiona los posibles conflictos entre empleador y empleados, negocia los convenios colectivos y gestiona las relaciones con la Administración.

Los trabajadores de esta área cuentan habitualmente con formación en Derecho Laboral y de la Seguridad Social, y con excelentes habilidades para la negociación.

Administración

Los profesionales de este ámbito asumen la realización de tareas derivadas de todos los procesos administrativos vinculados a la gestión de personal: registro de jornada, gestión de ausencias y permisos, aprobación y supervisión de gastos corporativos, mantenimiento de los datos de los empleados etc.

Los perfiles profesionales más habituales de esta sección del Departamento de Recursos Humanos tienen formación específica en Administración y Dirección de Empresas y Recursos Humanos, aunque también es común encontrar a profesionales con formación en Relaciones Laborales y Ocupación.

Remuneración

El proceso de pago de salarios es uno de los más complejos, por ello suele externalizarse. Sin embargo, en pequeñas empresas suele existir un equipo dedicado a la gestión de la remuneración de la plantilla, desde la recopilación de elementos variables, a la aplicación de retenciones y deducciones y la propia preparación y emisión de la nómina.

Los técnicos de nóminas provienen de estudios de Administración y Dirección de Empresas, Economía, o Contabilidad y Finanzas; y cuentan con sólidos conocimientos de la legislación laboral, especialmente en todo lo relacionado con las relaciones con la Administración.

PRL y salud laboral

El equipo de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) y Salud Laboral es un grupo multidisciplinario encargado de identificar, evaluar y gestionar los riesgos en el ambiente de trabajo para asegurar la seguridad, bienestar y salud de los empleados. Sus funciones abarcan desde la formación y promoción de prácticas seguras, hasta la realización de auditorías de seguridad, diseño de planes de emergencia y atención de incidentes, así como el seguimiento de la salud de los trabajadores a través de exámenes médicos y programas de prevención.

Este equipo está compuesto normalmente por especialistas en seguridad en el trabajo, higiene industrial, ergonomía, psicosociología aplicada y medicina del trabajo.

Evolución del mundo de los RR. HH.

Si bien hace unos años el sector de los Recursos Humanos se relegaba casi en su totalidad a la gestión administrativa de una compañía, hoy en día este departamento se consolida como una pieza clave para el correcto desarrollo de cualquier organización. Es muy habitual que las empresas contemporáneas adopten modelos de gestión de Recursos Humanos híbridos, en los que personas y tecnología trabajan conjuntamente para la consecución de las metas corporativas.

Digitalización de Recursos Humanos

La digitalización de los recursos humanos en España, como en el resto del mundo, ha experimentado un avance significativo en la última década, transformando profundamente la manera en que las empresas gestionan su capital humano. Este proceso se ha visto impulsado principalmente por la necesidad de optimizar procesos, mejorar la comunicación y aumentar la eficiencia, así como por la evolución en la legislación laboral que fomenta la transición digital, como la implementación del Reglamento General de Protección de Datos en la Unión Europea en 2018 o las nuevas propuestas legislativas para el registro de jornada digital en nuestro país.

Con la irrupción de softwares especializados en la gestión de personal, las organizaciones pueden automatizar sus RR. HH. y muchas de sus tareas rutinarias, desde el reclutamiento y la selección, hasta la administración de nóminas, pasando por la formación y el desarrollo profesional de los empleados. Además, la aparición de la nube como soporte para estos softwares ha facilitado el acceso remoto y la colaboración en tiempo real, un aspecto que ha cobrado especial relevancia con el aumento del teletrabajo.

Por otro lado, la gestión de la información y del Big Data en RR. HH. se ha vuelto crítica para la toma de decisiones basada en evidencia y datos fácticos. Las organizaciones han comenzado a utilizar análisis predictivo para anticiparse a necesidades de reclutamiento, identificar patrones de rotación o medir el impacto de las políticas de recursos humanos en el rendimiento general de sus organizaciones.

Softwares y herramientas esenciales para RR. HH.

En el mercado de soluciones actual existen infinidad de herramientas para facilitar la vida de los profesionales de Recursos Humanos. Te presentamos las más importantes según nuestros criterios, teniendo en cuenta las necesidades más habituales y compartidas por las empresas españolas:

• Core RR. HH.: sirve como centro de operaciones para el departamento de gestión de personal. En esta aplicación, se almacenan y gestionan los datos de los empleados (contratos, número IBAN, dirección etc.) siendo posible vincular esos datos con otras soluciones para, por ejemplo, calcular el salario de cada trabajador.
• Software de registro de jornada o fichaje: se utiliza para controlar las horas trabajadas por cada empleado y gestionar las horas extras. Algunas soluciones ofrecen también la posibilidad de registrar el tiempo de trabajo por proyecto o actividad, hacerlo mediante cronómetro, vía datos biométricos, por geolocalización etc. Asimismo, suelen integrarse con las máquinas físicas de la empresa para el fichaje mediante tarjeta de acceso u otras alternativas.
• Programa para la gestión de nóminas: dependiendo del alcance funcional de la solución, estas herramientas permiten la recopilación de los elementos necesarios para la confección de la nómina (información fija y elementos variables) y facilitan el cálculo de las deducciones y retenciones. Otras soluciones ofrecen la distribución de las nóminas de forma digital.
• Sistema de gestión del aprendizaje (LMS): facilita la formación y el desarrollo de los empleados al proporcionar un espacio para cursos en línea y capacitaciones.
• Plataforma de reclutamiento (ATS): utilizada para la atracción, selección y contratación de nuevos empleados por medio de la automatización y seguimiento de candidaturas, publicación de ofertas, gestión de entrevistas etc.
• Software de gestión del desempeño: ayuda a realizar seguimiento y evaluación del rendimiento de los empleados, incluyendo la gestión de objetivos, revisiones de desempeño, recopilación de feedback y entrevistas profesionales.
• Herramienta para el clima laboral: estas soluciones contribuyen al mantenimiento del bienestar en la organización al preguntar a la plantilla, mediante encuestas personalizables, sobre varios temas vinculados al clima laboral de la organización. Algunas aplicaciones también ofrecen bancos de recursos con plantillas de encuestas, o incluso hojas de ruta con acciones correctivas en función de los resultados obtenidos.

Seguimiento de KPI en RR. HH.

Con la irrupción y consolidación de las nuevas formas de trabajo, se hace indispensable seguir ciertos indicadores de rendimiento para medir la eficacia de las acciones realizadas desde Recursos Humanos y mejorar los procesos del departamento. Establecer un sistema de seguimiento de KPI presenta ventajas como:

• Mejora de la toma de decisiones. Los KPI proporcionan datos cualitativos y cuantitativos que permiten a los técnicos de RR. HH. tomar decisiones basadas en hechos objetivos. Por ejemplo, si el KPI de rotación de personal es alto, los responsables pueden investigar las causas y desarrollar estrategias para mejorar la fidelización de empleados.
• Evaluación de políticas de Recursos Humanos. Los indicadores ayudan a evaluar la efectividad de las políticas implementadas en la empresa, desde los programas de formación y desarrollo hasta las estrategias de beneficios y compensaciones. Al recabar datos fácticos, el equipo puede valorar cómo están funcionando estas iniciativas, optimizar los recursos asignados y mejorar las propuestas realizadas a los empleados.
• Gestión del talento personalizada. Los KPI pueden señalar necesidades en cuanto a la gestión de talento, como la identificación de brechas de habilidades, necesidades de formación y desarrollo, y previsiones de planificación de sucesiones. Al monitorear estos indicadores, RR. HH. puede trabajar en estrategias para atraer, fidelizar y desarrollar al mejor talento humano de forma concreta y pertinente.
• Justificación de inversiones. Al presentar datos claros y convincentes, el Departamento de Recursos Humanos puede justificar ante la Dirección la necesidad de invertir en ciertas áreas, como en tecnología de RR. HH., programas de bienestar o formación corporativa; lo que facilita la aprobación de presupuestos y potencia el respaldo corporativo de los altos cargos.
• Impacto en los resultados del negocio de forma global. Al correlacionar KPI de RR. HH. con los resultados financieros y de negocio de la organización, es posible demostrar cómo las estrategias efectivas de gestión de personal impactan positivamente en el rendimiento general de la empresa. Esto eleva el rol de RR. HH. de una función operativa a un socio estratégico para la compañía.

Algunos ejemplos de indicadores clave de rendimiento del Departamento de Recursos Humanos son:

• Employee Net Promoter Score (eNPS). Es una métrica utilizada para medir la lealtad y satisfacción de los empleados en relación con su lugar de trabajo. Similar al Net Promoter Score utilizado en el ámbito del servicio al cliente, el eNPS pregunta a los empleados hasta qué punto recomendarían su lugar de trabajo a amigos o conocidos como un buen sitio para trabajar. La pregunta se formula típicamente en una escala de 0 a 10, donde los números más altos indican una recomendación más fuerte.

  Antes de entrar en el cálculo de este indicador, es esencial que conozcas alguna terminología clave:

  • Promotores (puntuación de 9 a 10): empleados muy satisfechos y leales que casi con total seguridad recomendarán la empresa.
  • Pasivos (puntuación de 7 a 8): empleados satisfechos pero no entusiasmados que podrían ser seducidos por ofertas de empleo de la competencia.
  • Detractores (puntuación de 0 a 6): empleados insatisfechos quienes probablemente no recomendarán la empresa y que pueden dañar la imagen de la compañía mediante comentarios negativos.

  Para calcular el eNPS, debes seguir los siguientes pasos:

  • Se calcula el porcentaje de promotores tomando el número de promotores, dividiéndolo por el número total de respuestas y multiplicándolo por 100.
  • Se repite el mismo proceso para calcular el porcentaje de detractores.
  • Finalmente, se resta el porcentaje de detractores del porcentaje de promotores para obtener el eNPS.

  Fórmula: % de promotores - % de detractores

  Un eNPS alto sugiere que la organización tiene un ambiente de trabajo positivo y empleados comprometidos, mientras que un eNPS bajo puede ser indicativo de problemas que necesitan ser abordados en la cultura laboral, el liderazgo o las políticas de RR. HH..

• Tasa de Rotación de Personal (Turnover Rate). Este KPI mide la tasa de empleados que abandonan la organización. Es un indicador muy útil para medir la satisfacción y el grado de fidelización de los empleados.

  Fórmula: (Número de empleados que abandonaron la empresa durante un período concreto / Número promedio de empleados durante ese período) x 100

  Una tasa alta puede indicar problemas con el ambiente laboral, la gestión de personal o la compensación, entre otros aspectos, lo que justificaría un análisis más profundo por parte de RR. HH. mediante entrevistas o encuestas para recabar información cualitativa que complemente el dato.

• Tiempo Medio de Contratación (Time to Hire). Este KPI refleja el tiempo promedio dedicado a cubrir una vacante, desde que se publica la oferta hasta que se acepta a un candidato.

  Fórmula: Fecha de aceptación de la oferta por parte del candidato - Fecha en que se publicó la vacante.

  Un tiempo de contratación elevado puede señalar ineficiencias en los procesos de reclutamiento y selección, algo que el departamento debería investigar para detectar ejes de mejora.

• Coste por Contratación (Cost per Hire). Este indicador detalla el coste total derivado de la contratación de nuevos empleados. Normalmente, este incluye gastos de publicidad, honorarios de agencias (en caso de externalización de parte del proceso), tiempo dedicado por el personal de RR. HH., entre otros.

  Fórmula: (Costos externos de contratación + Costos internos de contratación) / Número total de contrataciones en un período determinado.

  Un seguimiento adecuado puede llevar a una mayor eficiencia y a una redistribución más efectiva del presupuesto asignado a este proceso.

Recuerda que estos son solo algunos ejemplos, pues la lista de indicadores para la gestión de personal es muy larga. Es muy recomendable que cada equipo del Departamento de Recursos Humanos detecte los KPI más pertinentes para mejorar su trabajo diario y los siga con regularidad.