Software de control horario

Un software de control horario es un programa que registra los horarios laborales de los empleados, como lo exige el decreto del 2019 del Tribunal de Justicia de la Unión Europea. Más allá de responder a un problema de carácter legal, un software de gestión del tiempo permite automatizar todo el proceso, ahorrar tiempo a los RR. HH. y controlar la carga de trabajo de cada empleado.

Existen varios tipos de software de control horario:

• Los que dejan al empleado computar las horas de inicio y de salida para cada jornada;
• Los que ofrecen la posibilidad de pre-rellenar planillas para todos los empleados con sus horarios teóricos, para que cada uno solo tenga que introducir eventuales desviaciones. Es el caso de nuestro software Timmi, que permite al empleado declarar sus horas trabajadas sin perder tiempo.

Las ventajas de un software de gestión del tiempo para la empresa

Un software de control horario no sólo debería ofrecer la opción de fichar sus horas. Un buen software, para realmente facilitar la organización interna de la empresa, permite:

• Ahorrar tiempo para que los RR. HH. pasen más tiempo en tareas estratégicas;
• Generar informes para hacer pronósticos y poner en marcha acciones correctivas (por ejemplo, sacar un informe para identificar a los empleados con una carga de trabajo excesiva y buscar soluciones);
• Tener todos los datos a mano en caso de control;
• Exportar los datos a otras herramientas de la empresa, por ejemplo a su software de contabilidad o de nómina (para poder integrar las horas extras en la nómina, etc.);
• Adaptarse fácilmente a las evoluciones de la empresa, ya sea un crecimiento international o de plantilla, gracias a una interfaz totalmente personalizable y multilingüe;
• Archivar de manera segura los registros por 4 años, como lo exige la ley.

Las ventajas de un software de gestión del tiempo para los empleados

Los empleados también ganan al usar un programa de control horario:

• Simplifica el registro de horarios, mediante una plataforma sencilla y manejable;
• Permite a los trabajadores visualizar su carga de trabajo y las horas a recuperar o a devolver a la empresa;
• Mejora la comunicación entre empleados y mánagers con la implementación de un sistema de alertas automáticas y manuales;
• Evita los errores humanos gracias a la digitalización del proceso.

¿Cuáles son los criterios más importantes que hay que tener en cuenta para elegir un software de control horario?

Un programa de control horario responde a necesidades distintas según si es el empleado, el mánager o el administrador quien lo usa. Debajo encontraréis una lista de criterios que pueden influir en la elección de un software, según el usuario:

Para el administrador / los RR. HH.:

• Configuración del software personalizada y adaptada al contrato y perfil de cada empleado;
• Configuración de alertas según las normas internas de la empresa;
• Exportación de los elementos variables (horas extras…) en la nómina.
• Archivo de los registros por 4 años, como lo exige la ley;

Para el mánager:

• Validación de las hojas de tiempo desde un cuadro de mandos o un correo de notificación;
• Activación de recordatorios manuales, con comentarios personalizados;
• Validación o rechazo de las planillas de manera manual o automáticamente;
• Posibilidad de transferir su poder de validación a otra persona;
• Alerta en caso de declaración de desviaciones de parte de los empleados que supervisa (horas extras, trabajo nocturno, etc.);
• Generación de informes.

Para el empleado:

• Planillas automáticamente pre-rellenadas con horarios teóricos para ganar tiempo;
• Cálculo en tiempo real de las diferencias entre el tiempo teórico y declarado, según las normas vigentes de la empresa;
• Alerta en caso de registro de desviación (horas extras…), de infracción a las reglas de la empresa y para los que no hayan registrado sus horarios a tiempo;
• Acceso a la política interna de la empresa sobre el tiempo de trabajo.

¿Cómo hacer su benchmarking?

Aunque es una obligación controlar los tiempos laborales de sus empleados, que estén trabajando en la oficina o a distancia, tampoco hay que precipitarse en elegir un software de gestión del tiempo. Antes de tomar una decisión, es importante hacer una lista de las funcionalidades que necesitáis, para luego poder comparar los distintos software del mercado y calificarlos según vuestras necesidades. Un software de control horario responde a un problema legal pero también entra en el proceso de una reorganización de la gestión de los tiempos dentro de la empresa para mejorar dicha gestión y liberar tiempo a los RR. HH.. Una decisión precipitada podría crear frustraciones si el software no respondiera a vuestros requisitos, acarreando una pérdida de tiempo en vez de una simplificación de los procesos.